临港区行政审批服务局行政许可案卷整理规范

第一条  为了加强对行政许可实施过程中形成的行政许可档案材料进行收集、整理和管理，规范行政许可行为，有效的保护和利用许可档案资料，根据《中华人民共和国行政许可法》、《中华人民共和国档案法》和《山东省行政许可档案管理办法》等法律法规的规定，结合工作实际，制定本规范。

第二条  本办法所称行政许可案卷（以下简称案卷），是指行政许可过程中直接形成的具有保存价值的文字材料及申请人按规定提供的文字、图表、声像、电子数据等不同形式和载体的记录，整理归档而形成的卷宗材料。

第三条  行政许可案卷是行政许可过程中直接形成的原始记录，必须确保其完整、规范、系统和安全。案卷材料应为原件，不能提供原件的可提交复印件，提交复印件的，应清晰且与原件完全一致，由申请人或材料提取人标注“与原件一致”或“与原件核对无误”字样并逐页加盖印章签字，申请材料页数较多不便时，也可采用加盖骑缝章的形式予以确认。

第四条  行政许可案卷应当分类归档，实行一案一卷制度。行政许可档案应齐全、完整，已破损的申报材料应予修复，字迹模糊或易退色的文件应予复制，所使用的书面材料、纸张等应符合档案保存要求。

第五条  行政许可案卷卷内文件材料原则上应按办理程序的客观进程所形成文件材料时间的自然顺序进行排列。合并组卷的，应按照许可事项分别整理，并依据办结时间的自然顺序进行排列；同一行政许可事项中，可以按新申领、变更、延续、补办、不予办理等情形分类并按顺序号进行立卷归档。

第六条 立卷归档要遵循档案形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，体现动态管理过程，便于保管和利用，按照“一许可一卷或多卷”的原则进行组卷。行政许可档案可按以下顺序排列：

（一）案卷封面；

（二）卷内文件目录；

（三）行政许可决定书、审批表和许可证（批）件复印件；

（四）行政机关审查形成的、以及行政机关收集的书面材料；

（五）受理或不予受理行政许可申请的书面凭证、一次性告知材料；

（六）听证材料；

（七）行政机关延期办理和批复文书；

（八）送达回证；

（九）申请人提交的申请材料：

1．行政许可申请表、申请报告；

2．申请人及委托代理人的身份证明、委托书；

3．营业执照或企业名称自主申报材料；

4．经营场所或住所使用证明（租赁合同、房产证、承诺书等）；

5．经营场所地理位置图、平面图、施工图等；

6．从业人员一览表及资质证明等；

7．管理组织机构及制度；

8．其他材料（检测报告等）。

在许可证件（批件）使用期内，年审复核、变更等材料归入该许可证使用周期申办的档案内；许可证件（批件）到期换发的申请材料可视具体情况立新卷。

第七条  行政许可档案整理方法：

（一）行政许可档案由档案形成部门在许可事项办结后一个月内按规范要求整理归档。申请材料应使用A4规格纸张打印，申请表格需要用笔手工填写的，须用钢笔或签字笔填写，字迹要求工整、清楚，不得涂改（若需修改内容时应由修改者按捺手印并签名、标注修改日期）。相关材料若小于A4纸张 (如照片、标签等)需粘贴在A4纸的右上方，大于A4纸的材料(如图纸等) 需折叠为A4纸大小，要尽量减少折叠次数，折叠处应尽量位于文件和图表字迹之外，如文件较多时，宜单张折叠，以便查阅。卷内文书纸张应当无破损，破损文书应修补或复制。

（二）行政许可档案保管期限：

1.固定资产投资、科技计划等项目的审批（核准）、管理、验收（评估）等行政许可事项保管期限为永久；

2.不动产、自然资源的所有权、使用权确认等行政许可事项保管期限为永久；

3.20年（含）以上有效或未注明有效期的许可证、执照、资质证、资格证的审批、管理等行政许可事项文件材料保管期限为永久；

4.20年以下有效的许可证、执照、资质证、资格证的审批、管理等行政许可事项保管期限为30年（长期）；

5.以备案为目的保存的行政许可文件材料保管期限为10年（短期）。

（三）行政许可档案可以分为正卷、副卷。依法不能公开的材料应当装入副卷。

（四）行政许可档案原则上按照一个许可事项一卷或数卷管理，变更或延续行政许可事项的材料可数个许可事项一卷。

（五）行政许可档案采用保管期限—年度分类法，归档案卷在分类方案的最低一级类目内，按许可事项办结时间顺序排列，正卷在前，副卷在后，一卷一号。

（六）行政许可档案卷内文件材料应按照办理程序的客观进程所形成文件材料时间的自然顺序，兼顾文件材料之间的内在联系进行排列。一般结论性、批复性材料及其送达回执在前，其它材料按照办理程序的客观进程所形成文件材料时间的自然顺序进行排列。

（七）行政许可档案卷内文件材料在有文字的正面右上角、背面左上角使用打码器用阿拉伯数字逐页编写页号。

（八）行政许可档案应编制卷内文件目录，并放置在卷内文件材料之前，卷内文件目录应按照文件材料的排列顺序逐件填写。

1.文号：文件的发文字号。

2.责任者：制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者，一般填写全称或通用简称。

3.题名：文件标题，一般应照实抄录。没有题名，或题名含义不清，不能揭示或不能全面揭示文件内容的文件,应根据文件内容重新拟写或补充标题，外加“[]”号。

4.日期：文件的形成时间，即文件的签发时间（落款时间），以8位阿拉伯数字标注年、月、日，月、日不足两位，前加“0”；将表示月、日的数字回行填写，即填为两行，如20010801。

5.页号：每份文件材料的起始页码，最后一份文件材料要注明终止页码。

（九）行政许可档案使用软卷皮在左侧采用细棉绳（三孔一线）或燕尾夹装订。软卷皮包括案卷封面、封底两部分，行政许可档案应在案卷封面“行政许可案卷”后标注“（正卷）”“（副卷）”“（年检卷）”和“（撤销卷）”字样。

1.保管期限：填写“永久”“长期”或“短期”。

2.全宗号：同级档案馆给立档单位编制的代号，用阿拉伯数字表示。

3.目录号：区分不同档案门类不同保管期限的编号，用阿拉伯数字表示。行政许可档案目录号由同级档案馆确定。

4.案卷号：填写档案流水编号，用阿拉伯数字表示。

（十）行政许可档案应区分保管期限，按案卷号顺序装入5CM厚的档案盒，使用阿拉伯数字填写档案盒脊背项目（见附录4），“起止案卷号”填写装入档案盒中最小案卷号至最大案卷号，如1—5；不能装订立卷的证明材料，可单独存放，并注明证明材料的名称、数量、种类、制作的时间、地点和所属案卷的档号（全宗号、目录号、案卷号）。

（十一）归档的文件材料种类、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。

（十二）案卷封面、卷内文件目录、备考表项目应使用钢笔（碳素、蓝黑墨水）书写或计算机打印，字迹工整、清晰。

（十三）行政许可档案应使用威海市档案行政管理部门认可的档案管理系统，将行政处罚档案案卷目录输入计算机管理，并打印一套纸质案卷目录。案卷目录包括案卷号、案卷题名、起始年月、终止年月、件数、页数、保管期限、备注等项目。

1.案卷号：行政许可案卷的流水编号。

2.案卷题名：行政许可案卷的标题，一般格式为：（行政许可实施机关）+“关于”+（被许可单位）+（行政许可事项）+“的文件材料”。

3.起始年月：被许可单位上报许可事项材料的时间，以6位阿拉伯数字标注年、月，月不足两位，前加“0”，如：200801。

4.终止年月：行政许可实施机关做出许可决定的时间，以6位阿拉伯数字标注年、月，月不足两位，前加“0”，如：200801。

5.件数：卷内文件的总件数。

6.页数：卷内文件的总页数。

7.保管期限：行政许可案卷的保管期限，填写“永久”“长期”或“短期”。

8.备注：填写需要说明的问题。

第八条  作出行政许可决定应在行政许可事项的承诺期限内，若超过承诺期限需制作行政许可延期审批表，并向申请人出具行政许可延期决定通知书。

第九条  行政许可案卷中需保存作出行政许可后颁发证照的复印件，以便查阅。

第十条  领取证照人若不是申请人本人，需提供申请人的授权委托书方可领取证照。

第十一条  申请人提供的证明材料中不是单份文件时，应将同一内容文件按“正文在前，附件在后；转发文在前，被转发文在后；复文在前，来文在后；批复在前，请示在后”的顺序排列。

第十二条  卷内文书凡有文字页，均应采用阿拉伯数字逐页编写页码；空白页不编号。

第十三条  申请材料中同一项目内容的填写应前后一致，不得自相矛盾。

第十四条  申请材料中所有外文材料的，应译为规范的中文，并将译文附在相应的外文之后。

第十五条  申请人提交检测报告，应为具备相应检测资质的技术服务机构出具。

第十六条  申请材料中不得使用不利于档案保存的材料，如热敏纸传真件等，字迹耐久性差的须复印后保存。

第十七条  申请人提供的各项申请材料应在正文上方加注标题，内容较多时应加封皮说明，各种平面布局图应在右上方标明方向坐标。

第十八条  行政许可案卷封面使用统一规定的卷宗封面。

第十九条  卷内目录和备考表应填写规范，案卷装订无金属物。

第二十条  不能随文书装订的证据，应放入证据袋中，随卷归档，并在备考表中注明。证据袋上应注明证据的名称、数量、取证时间、地点等内容。

不能随文书立卷的录音、录像或实物证据，需在备考表中注明录制的内容、数量、时间、地点、责任人及存放地点等内容。

第二十一条  档案材料应分类归档，原则为“随办随归”。各业务科室应当每月向档案室移交档案。并履行档案交接手续，档案室应查验档案是否准确、完整。每月档案移交的具体时间，由各科室与档案室商定。

第二十二条  国家相关部门对行政许可案卷立卷归档有特殊要求的，从其规定。

第二十三条  本机关涉及的其他权力事项案卷按照本规范执行。

第二十四条  本规范自印发之日起施行。